Järjestetään tilaisuus!

Ei liene sattuma, että tilaisuus on synonyymi sekä sanoille tapahtuma että mahdollisuus.Kun ajatus tapahtuman järjestämisestä tai messuille osallistumisesta syntyy, ensimmäisen kysymyksen tulisi aina olla ”Miksi?”. Jos tarkoituksena on hankkia uusia kontakteja, myydä jotain, lanseerata uusi tuote tai vahvistaa yrityksen brändiä, on jo tiedostettu selkeä tarve. Tarkkaan täytyy miettiä myös mitä tapahtumalla halutaan saada aikaan, eli mikä on tavoiteltu tulos. Vasta tämän jälkeen voi miettiä kenelle tapahtumaa tai messuja toteutetaan. Lisäksi tärkeää määritellä jo alussa, miten onnistumista mitataan.

Riittävä aika, kattava suunnitelma ja hyvä johtaja

Tärkein tekijä on aika. Projekti on hyvä startata jopa vuosi etukäteen, riippuen tapahtuman tai messujen laajuudesta. Mitä enemmän aikaa, sitä enemmän tilaa suunnittelulle ja luovuudelle.
Varsinainen tapahtuma on vain yksi osa koko projektia. Budjetti antaa suunnan tekniselle toteutukselle ja käytettävissä olevat henkilötyötunnit vaikuttavat suunnitteluun, toteutukseen ja jälkimarkkinointiin. Miettikää myös, onko tarve ulkoistaa joitakin projektin työvaiheita ja mitä voi tehdä itse? Miten viestitään ja markkinoidaan? Miten sitoutamme oman tiimin onnistumaan? Yksi hyvin onnistuneen projektin tunnusmerkkejä on myös hyvä johtaja

Budjetti on tapahtuman puite, ei rajoite

Budjetti on konkreettinen tekijä. Sitä ei kuitenkaan kannata ajatella rajoitteena, vaan pelkästään puitteena. Budjetti on mikä on ja sillä mennään.Tärkeämpää on miettiä, mitä budjetilla saavutetaan eli mitata asetettuja tavoitteita. Liidien määrää tai myyntiä voi mitata suoraan numeroilla. Mielikuvatavoitteet syntyvät koko kokemuksesta – aina ensimmäisestä markkinointiviestistä jälkimarkkinointiin. Mielikuvatavoitteita voi mitata vaikkapa erilaisilla kilpailuilla tapahtuman aikana.

WOW-efekti

Viimein tulee tilaisuus toteuttaa suunnitelmat käytännössä. Miten saadaan aikaan toivottu WOW-efekti? Vain mielikuvitus on rajana, mutta varmista, että toiminta on yhteensopivaa organisaatiosi brändin kanssa. Yksinkertaisimmillaan yhtenäiset asut herättävät huomion ja siinäkin voi revitellä, jos se sopii luontevasti yrityksen imagoon. Tapahtumien ydin on kuitenkin ihmisten kohtaaminen. Keskustelun avauksia voi harjoitella, mutta luontevinta se on ihmisille, jotka ovat sosiaalisia luonnostaan. Laadi isäntäinfo, jotta henkilökunnalla on riittävästi tietoa asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi. Messuilla on laajasti tarjolla erilaisia mainospaikkoja. Ohjaa kävijöitä osastollesi lattiatarroilla tai jaa mainoslehtisiä. Mainosta diginäytöllä, tai toteuta oma ohjelma messujen ohjelmalavalla.

Kutsu pitkäaikaiset asiakkaasi vieraaksi messuille ja sovi tapaamiset heidän kanssaan. Näin asiakkaasi saa lisäarvoa messukäynnilleen. Voit kutsua myös lehdistöä osastollesi.

Tilaisuus ei pääty tapahtumaan

Viimeinen tärkeä vaihe on jälkimarkkinointi. Varaa aikaa myös tapahtuman jälkeen ja takokaa, kun rauta on vielä kuumaa! Muistakaa kiittää kaikkia kilpailuun osallistuneita, onnitelkaa voittajaa ja tarjotkaa etuja kilpailuun osallistuneille. Muistakaa myös sisäinen palkitseminen, käykää läpi ilmi tulleita kompastuskiviä. Kirjatkaa ylös tuoreeltaan ideoita ja ajatuksia tapahtumasta ja ennen kaikkea juhlikaa yhdessä onnistumisia.

 

Salla Hämeenniemi
Messukeskus, B2B Marketing Manager

Juttu on julkaistu Talotekniikka-lehden välissä ilmestyvässä Suomen LVI-liiton jäsenliitteessä 9.3.2017