Suomen LVI-liitto SuLVI ry:n tietosuojakäytäntö

Voimaantulopäivä 2.5.2018

Rekisterinpitäjä
Suomen LVI-liitto SuLVI ry
Sitratori 5
00420 Helsinki
puh. 09 566 0090
sulvi(at)sulvi.fi

Tietosuojavastaava
Toiminnanjohtaja Tiina Strand

Suomen LVI-liitto SuLVI ry kerää henkilöiden tietoja suoraan käyttäjiltä tai ulkoisesti ostetusta markkinointirekisteristä. Emme seuraa Suomen LVI-liitto SuLVIn verkkosivustojen käyttöä (evästeet, cookies).

Käsittelemme kaikkia tietoja lainmukaisesti, asianmukaisesti ja rekisteröidyn kannalta läpinäkyvästi. Tietoja kerätään vain tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten, eikä niitä käsitellä näiden tarkoitusten kanssa yhteensopimattomalla tavalla. Pääsy henkilötietoihin on vain heillä, joille tämä on tietojen käsittelyn kannalta välttämätöntä. Kaikki henkilötietojen käsittelijät ovat vaitiolovelvollisia ja he ovat perehtyneet tietoturvan ylläpitoon ja tietosuoja-asetukseen.

Emme myy, vuokraa tai muutoin paljasta käyttäjän henkilötietoja kolmannelle osapuolelle tästä tietosuojakäytännöstä poikkeavalla tavalla.
Rekisterit on suojattu teknisin ja organisatorisin keinoin. Rekisterien tiedot tallennetaan palvelimille ja järjestelmiin, jotka ovat palomuurein ja salasanoin suojattuja. Paperilomakkeilla annetut tai kerätyt tiedot säilytetään lukitussa ja vartiointiliikkeen etävalvomassa tilassa.

1. HENKILÖREKISTERIEN PITÄMISEN PERUSTEET

Selvitys Suomen LVI-liitto SuLVIn keräämistä ja ylläpitämistä henkilörekistereistä sekä perusteista, joilla henkilöiden tietoja ko. rekistereihin kerätään.

a) Suomen LVI-liitto SuLVIn jäsenrekisteri

Rekisterin tarkoituksena on kerätä Suomen LVI-liitto SuLVI ry:n jäsenyhdistysten luonnollisista jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot. Liiton oikeus käsitellä jäsenyhdistysten jäsentietoja perustuu palvelussuhteeseen, joka muodostaa asiallisen yhteyden rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välille.

Keräämme kutakin jäsentä koskevat tiedot jäseneltä itseltään ja velvoitamme heidät ilmoittamaan mahdolliset muutokset tiedoissa. Yhteys- ja jäsenyystietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista, tiedotusta ja laskutusta varten. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa. Lisäksi Suomen LVI-liitto SuLVIlla on jäsenenä oikeushenkilöitä (ts. yhteistoiminta- tai kannatusjäseniä).

b) Suomen LVI-liitto SuLVIn asiakasrekisteri

Toiminnastamme johtuen kokoamme myös asiakasrekisteriä koulutus- ja asiakastilaisuuksiin osallistuneista. Kerättävät henkilötiedot kootaan asiakassuhteen hoitamiseen, kehittämiseen ja analysointiin, asiakasviestintään, markkinoinnin suunnitteluun ja kohdentamiseen, asiakaspalvelun kehittämiseen sekä toiminnan suunnitteluun ja seurantaan.

c) Suomen LVI-liitto SuLVIn pätevyysrekisteri

Ylläpidämme henkilörekisteriä niistä henkilöistä, joille on myönnetty SuLVI-pätevyys. Kerättävät henkilötiedot kootaan asiakassuhteen hoitamista ja viestintää varten sekä henkilön luvalla myös pätevyystiedon julkistamista varten.

d) Suomen LVI-liitto SuLVIn työntekijärekisteri

Ylläpidämme työntekijärekisteriä henkilöistä, joille maksamme palkkaa tai palkkioita. Kerättävät henkilötiedot kootaan palkka- tai palkkiosuhteen hoitamista ja siihen liittyvää viestintää varten sekä henkilön toimenkuvan niin vaatiessa hänen nimensä tai nimensä ja yhteystietonsa julkistamista varten. Yhteystietojen luovutus on henkilötietolain säädetty peruste, jonka mukaan henkilötiedon luovuttaminen kuuluu tavanomaisena osana ko. toiminnan harjoittamiseen.

e) Suomen LVI-liitto SuLVIn markkinointirekisteri

Käsittelemme henkilötietoja markkinointirekisterissä koulutus- ja asiakastilaisuuksien markkinointia varten.

2. HENKILÖREKISTEREIHIN KERÄTTÄVÄT TIEDOT

Selvitys Suomen LVI-liitto SuLVIn henkilörekistereihin kerättävistä tiedoista. Keräämme käyttäjästä vain käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Käyttötarkoitus määrittää minkälaista tietoa käyttäjästä kerätään missäkin tilanteessa.

a) Suomen LVI-liitto SuLVIn jäsenrekisteri

Jäsenrekisteriin kerätään pakollisina tietoina yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot, eli jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka.
Lisäksi keräämme jäsenistä seuraavat tiedot:
₋ Jäsenten yhteystiedot (postiosoite, puhelin ja sähköposti)
₋ Jäsenyystiedot (jäsentyyppi, toimenkuva, jäsennumero, jäsenyyden alkamisajankohta)
₋ Jäsenmaksutiedot (laskutukset ja maksusuoritukset)
₋ Lisätiedot (mm. syntymäaika, koulutus ja tutkinnot, työpaikka ja sen yhteystiedot, yrityksen toimiala, tehtäväalue, lehtitilaus- ja laskutustiedot)
₋ Yhdistystoimintaan liittyvät tiedot

b) Suomen LVI-liitto SuLVIn asiakasrekisteri

Asiakasrekisteriin kerätään koulutus- tai asiakastilaisuuteen ilmoittautuneista ja tai osallistuneista vähintään henkilön yhteystiedot (nimi, puhelin ja sähköposti).
Lisäksi voidaan tilaisuuden luonteen mukaisesti kerätä seuraavat tiedot:
₋ Asiakkaan yhteystiedot (postiosoite)
₋ Jäsenyys (mm. Suomen LVI-liitto SuLVI ry tai VVS Föreningen i Finland rf, VSF)
₋ Laskutustiedot (laskutukset)
₋ Lisätiedot (koulutus ja tutkinnot, työpaikka ja sen yhteystiedot, työkokemus, arvo tai ammatti)
₋ Peruutustiedot, palautustiedot, tarjonnan kieltokoodit ja reklamaatiotiedot ja muut asiakkaan suostumuksella kerättävät tiedot
₋ Suostumus sähköposti-, tekstiviesti- ja muilla automaattisilla järjestelmillä lähetettävään suoramarkkinointiin, suoramarkkinoinnin kieltokoodit.

c) Suomen LVI-liitto SuLVIn pätevyysrekisteri

Pätevyysrekisteriin kerätään pätevöityneen henkilön
₋ henkilötiedot (nimi, syntymäaika)
₋ yhteystiedot (postiosoite, puhelin ja sähköposti)
₋ Laskutustiedot (laskutukset)
₋ Lisätiedot (koulutus ja tutkinnot, työpaikka ja sen yhteystiedot, työkokemus, arvo tai ammatti)
₋ Suostumus tietojen julkaisemiseen
₋ Suostumus sähköposti-, tekstiviesti- ja muilla automaattisilla järjestelmillä lähetettävään suoramarkkinointiin.

d) Suomen LVI-liitto SuLVIn työntekijärekisteri

Keräämme työntekijärekisteriin palkkaa tai palkkioiden maksamista varten työsuhteessa tai korvausta saavien henkilöiden
₋ henkilötiedot (henkilötunnus)
₋ palkka- tai palkkiotiedot ja niihin liittyvät verotustiedot
₋ yhteystiedot (postiosoite, puhelin ja sähköposti)
₋ laskutustiedot (laskutukset)
₋ työsopimukset

e) Suomen LVI-liitto SuLVIn markkinointirekisteri

Käsittelemme markkinointitarkoitusta varten ulkoista, käyttöömme hankittua henkilörekisteriä. Kyseisestä henkilörekisteristä talletamme käyttöömme:
₋ henkilön yhteystiedot (sähköposti)
₋ suostumus sähköpostitse lähetettävään suoramarkkinointiin.

3. HENKILÖREKISTEREIDEN KÄSITTELIJÄT

Selvitys siitä, ketkä käsittelevät edellä mainittuja henkilörekistereitä ja keiden toimijoiden kanssa olemme täten tehneet selosteen käsittelytoimista.

a) Suomen LVI-liitto SuLVIn jäsenrekisteri

Jäsenrekisterin tietoja käsittelevät niiltä osin kuin kullekin taholle tarkoituksenmukaista on
₋ Suomen LVI-liitto SuLVIn työntekijät
₋ Suomen LVI-liitto SuLVIn jäsenyhdistysten hallitusten luottamushenkilöt
₋ Talotekniikka-Julkaisujen lehden painotalo

b) Suomen LVI-liitto SuLVIn asiakasrekisteri

Asiakasrekisterin tietoja käsittelevät niiltä osin kuin kullekin taholle tarkoituksenmukaista on
₋ Suomen LVI-liitto SuLVIn työntekijät
₋ Suomen LVI-liitto SuLVIn järjestämien koulutusten kouluttajat

c) Suomen LVI-liitto SuLVIn pätevyysrekisteri

Pätevyysrekisterin tietoja käsittelevät niiltä osin kuin kullekin taholle tarkoituksenmukaista on
₋ Suomen LVI-liitto SuLVIn työntekijät
₋ koulutusyhteistyön nimetyt vastuuhenkilöt, joiden kanssa on tehty kirjallinen seloste tietojen käsittelytoimista.
₋ toimimme FISE-pätevyyksien osalta pätevyysrekisterin käsittelijänä.

d) Suomen LVI-liitto SuLVIn työntekijärekisteri

Työntekijärekisterin tietoja käsittelevät niiltä osin kuin kullekin taholle tarkoituksenmukaista on
₋ Suomen LVI-liitto SuLVIn toiminnanjohtaja ja talousvastaava
₋ Taloushallintopalveluista palkka- ja henkilöhallinnosta nimetty vastuuhenkilö, joiden kanssa on tehty kirjallinen seloste tietojen käsittelytoimista.
₋ Suomen LVI-liitto SuLVIn henkilökunnan osalta työterveys- ja työhyvinvointipalveluista nimetyt henkilöt, joiden kanssa on tehty kirjallinen seloste tietojen käsittelytoimista.

e) Suomen LVI-liitto SuLVIn markkinointirekisteri

Markkinointitarkoitusta varten ulkoista, käyttöömme hankittua henkilörekisteriä käsittelee Suomen LVI-liitto SuLVIn viestinnästä vastaava henkilö.

4. JÄRJESTELMÄT, JOISSA HENKILÖREKISTEREITÄ SÄILYTETÄÄN

Palveluidemme tarjonnassa saatetaan käyttää EU:n ulkopuolella sijaitsevia palvelimia. Tämän vuoksi henkilötietoja saatetaan siirtää rajojen yli pois maasta. Varmistamme tällaisissa tilanteissa kaikin kohtuullisin keinoin, että tiedonsiirrolle on lailliset perusteet ja että henkilötiedot suojataan riittävällä tavalla sovellettavan lain vaatimusten mukaisesti.
Kaikki rekisterit on suojattu teknisin ja organisatorisin keinoin. Rekisterien tiedot tallennetaan palvelimille ja järjestelmiin, jotka ovat palomuurein ja salasanoin suojattuja. Paperilomakkeilla annetut tai kerätyt tiedot säilytetään lukitussa ja vartiointiliikkeen etävalvomassa tilassa.

a) Suomen LVI-liitto SuLVIn jäsenrekisteri

Jäsenrekisterin sisältämiä henkilötietoja säilytetään
₋ asiakastietojärjestelmässämme (Lime), jonne tiedot kulkevat jäsenen liittyessä sähköisesti jäsenyhdistyksen jäseneksi verkkosivujemme palvelimen kautta.
₋ sähköpostipalvelun/uutiskirjetyökalun järjestelmässä. (Mailchimp)

b) Suomen LVI-liitto SuLVIn asiakasrekisteri

Asiakasrekisterin sisältämiä henkilötietoja säilytetään tapahtuman luonteesta riippuen
₋ koulutusten oppimisalustalla eli virtuaalisessa oppimisympäristössä (Moodle)
₋ sähköisessä ilmoittautumisjärjestelmässä (Formidable Forms tai Webpropol -palvelu)
₋ sähköpostipalvelun/uutiskirjetyökalun järjestelmässä (Mailchimp)

c) Suomen LVI-liitto SuLVIn pätevyysrekisteri

– Paperiset hakemukset skannataan ja hävitetään tietoturvaohjeiden mukaisesti.
– Jos paperinen hakemus edellyttää säilytystä, ne sijaitsevat lukitussa tilassa.
– Sähköpostise lähetettävät hakemukset osoitetaan yhteiskäyttöiseen sähköpostiosoitteeseen, jonka käyttöoikeus on vain ilmoitetuilla pätevyyshakemusten käsittelijöillä.
– Sähköiset ja skannatut hakemukset talletettu salasanasuojatulle verkko-asemalle, jonka käyttöoikeus on vain ilmoitetuilla pätevyyshakemusten käsittelijöillä.

c1) Pätevyyslautakuntien jäsenille hakemusten sisältämät tiedot jaetaan seuraavia periaatteita noudattaen:
– Jaetulla materiaalilla on vain katseluoikeudet.
– Jaetaan vain ko. kokousta käsittelevä tarkoituksenmukainen materiaali.
– Materiaali on käytettävissä vain tarkoituksenmukaisen rajoitetun ajanjakson ajan.
– Sähköpostia käytettäessä, materiaali jaetaan aikarajoitettuja linkkejä hyödyntäen (ei liitetiedostoina).
-järjestelmää käytettäessä varmistetaan, että materiaaliin pääsee rajatun
ajanjakson aikana.

Sihteerijärjestö ohjeistaa pätevyyslautakuntien jäseniä noudattamaan seuraavia periaatteita
kokousmateriaalin käsittelyssä:
– Kokousmateriaali on tarkoitettu pätevyyden toteamistoimintaan ja sitä ei saa jakaa
kolmansille osapuolille.
– Materiaaleja katsotaan selainikkunassa lataamatta niitä fyysisesti.
– Materiaaleja ei tulosteta.

d) Suomen LVI-liitto SuLVIn työntekijärekisteri

Henkilötietoja palkka- tai palkkiosuhteessa olevista henkilöistä säilytetään sähköisessä taloushallinnon ohjelmassa (Procountor).

e) Suomen LVI-liitto SuLVIn markkinointirekisteri

Tiedot ostetaan palveluna RPT Docu -palvelusta (Faktanet) ja niitä säilytetään sähköpostipalvelun/uutiskirjetyökalun järjestelmässä (Mailchimp).

5. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Selvitys tietojen säilytysajasta rekistereittäin. Rekisteröidyt voivat halutessaan pyytää kaikkien tietojensa poistamista rekisteristämme ja järjestelmistämme.

a) Suomen LVI-liitto SuLVIn jäsenrekisteri

Tiedot hävitämme, kun yhdistyslain tarkoittamaa rekisteröintiperustetta ei enää ole tai muuten keräämämme tiedot ole toiminnan kannalta enää tarpeellisia. Jäsenen erotessa tiedot pääsäännön mukaan hävitetään sen jälkeen, kun jäsenyysasioiden hoito ei enää tietojen säilyttämistä edellytä. Erikseen joudutaan arvioimaan tilanteet, joissa muu laki edellyttäisi jäsentietojen säilyttämistä. Jäsenillämme on aina mahdollisuus poistaa yhteystietonsa postituslistaltamme.

b) Suomen LVI-liitto SuLVIn asiakasrekisteri

Tiedot hävitämme, kun keräämämme tiedot ole toiminnan kannalta enää tarpeellisia. Rekisteröidyt voivat halutessaan pyytää kaikkien tietojensa poistamista rekisteristämme ja järjestelmistämme.

c) Suomen LVI-liitto SuLVIn pätevyysrekisteri

Rekisteröidyt voivat halutessaan pyytää kaikkien tietojensa poistamista rekisteristämme ja järjestelmistämme.

d) Suomen LVI-liitto SuLVIn työntekijärekisteri

Tiedot hävitämme, kun keräämämme tiedot ole toiminnan kannalta enää tarpeellisia.

e) Suomen LVI-liitto SuLVIn markkinointirekisteri

Rekisteröidyt voivat halutessaan pyytää kaikkien tietojensa poistamista rekisteristämme ja järjestelmistämme.